МОЖЕТ ЛИ ОФИС КОМПАНИИ СПОСОБСТВОВАТЬ ЕЁ РАЗВИТИЮ?

ОФИС, КОТОРЫЙ РАБОТАЕТ НА ВАС!

Эффективная работа компании напрямую зависит от правильной эргономичной планировки, внутренней отделки, грамотно спроектированных инженерных систем, систем связи и систем безопасности. Специальными исследованиями доказано, что благодаря выполнению этих требований к офису экономится около 30% рабочего времени, уменьшаются энергозатраты и увеличивается производительность труда. Офис, который работает на Вас - это офис, обеспечивающий:

• повышение эффективности труда сотрудников
• ускорение бизнес-процессов
• ориентацию офиса на долгосрочную эксплуатацию
• уменьшение расходов по эксплуатации и повышение комфорта и безопасности

 

Если раньше организации офисного пространства не уделяли должного внимания, то сейчас всё больше людей понимают, грамотная организация офисного пространства и рабочего места влияет на работоспособность сотрудников и соответственно развитие компании. Таким образом, грамотное офисное решение сегодня - инвестиции в будущее, вложения, которые обязательно окупятся.

Главным обстоятельством является выбор именно такого офисного решения, которое не только будет отвечать всем потребностям компании, но и будет окупаемо. В каждом офисе существуют индивидуальные рабочие процессы, стандарт документооборота, система прохождения информации, взаимодействия между сотрудниками. Эффективное рабочее пространство организуется индивидуально под каждый проект офиса с учётом понимания бизнес-процессов, эргономики офисного помещения и того, какая офисная мебель будет установлена на рабочих местах и как будут распределены площади.

Первоначально рекомендуется провести анализ офисного пространства , где исследуется

• эффективность размещения офиса Вашей компании в данном помещении
• оценка конкурентного окружения (существующего и планируемого)
• рекомендации относительно инженерных систем и оборудования с точки зрения будущей эксплуатации объекта

Эргономичность офиса строится из различных элементов - от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха. Грамотно разместив рабочие зоны и подобрав соответствующий интерьер, можно при минимальных расходах улучшить настроение и поднять производительность труда персонала. Эргономика офисного пространства включает в себя:

• разработку планировочной концепции офиса, отражающую размещение зон офиса, их параметры, характеристики взаимодействия, типы и конфигурации рабочих мест.
• определение оптимального количества сотрудников в данном помещении
• адаптация планировки офиса к возможным изменениям в будущем

Офисная работа в целом может быть разделена на две категории:

• концентрация (требующая тишины и концентрации внимания)
• общение (общение и обмен информацией)

Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности, который наибольшим образом соответствовало бы той или иной компании.

Лучшим решением для сосредоточенной работы является отдельный кабинет, в то время как для общения больше подходит открытое пространство. Из взаимодействия этих решений и складывается тип планировки офиса. Основные из возможных решений:

• офис закрытого коридорного типа,
• открытое пространство
• комбинированный офис.

Сейчас всё большую актуальность приобретает офис открытого типа. Открытое пространство существенно снижает расходы на строительство: возведение зданий без внутренних перегородок позволяют экономить. Также при системе открытых офисов есть возможность гибко и эргономично планировать внутреннее пространство, открытая площадь позволяет эффективно использовать как вертикальные, так и горизонтальные поверхности.

Успешный проект офисного помещения во многом зависит от грамотно составленного задания на проектирование. Архитектурное и инженерное проектирование включает в себя разработку эскизных и рабочих проектов и разработку проектных решений по внутреннему инженерному оборудованию и системам с учетом спецификации офисного помещения. В этом задании также определяется из каких характерных зон будет состоять офис.

Основа эргономики офиса - его деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде.

Даже в самом маленьком офисе есть хотя бы 3 - 4 рабочие зоны: приемная, комната персонала, кабинет руководителя, зал для совещаний. По статистике, до 40% персонала многих компаний единовременно находятся вне офиса. Особенно это характерно для компании, работающих в сфере услуг, поэтому планирование офиса на основании общего количества сотрудников может привести к нерезультативному.

Решением этой проблемы служит поочередное использование несколькими сотрудниками одного рабочего места по заранее составленному расписанию или выделение специальной зоны с рабочими местами, которые оснащены всеми необходимыми техническими средствами (мобильный офис). Исследования показывают, что доля помещений и зон для встреч и переговоров постоянно возрастает, и их площадь может увеличиться до 30% от общей площади офиса.

К неформальному общению с клиентами располагают зоны, которые являются чем-то среднем между кафе и офисом, где за чашкой чая можно обсудить совместные планы, данная зона располагается в непосредственной близости от рабочих зон и оборудуется автоматом для приготовления кофе и других напитков.

Взаимное расположение всех зон офиса каждый раз определяется исходя из функциональных связей между отдельными составляющими и размерами каждой компании.

То, что для большой организации будет иметь принципиальное значение, для маленького офиса может не являться существенным, и наоборот, некоторые вещи решаются гораздо проще в условиях большой компании, когда есть возможность организовать ясно выраженные функциональные зоны, нежели для офиса, состоящего из двадцати человек, который необходимо разместить в небольшом помещении.

На расположение помещений также влияет отношение рабочих процессов к таким факторам, как шум, количество посетителей, доступность. Оценивая важность всех показателей и анализ конкретной планировочной ситуации, достигается решение, наилучшим образом соответствующе требованиям заказчика. Для каждой из зон рассчитывается минимальные площади и планировочные решения, позволяющие избежать психологического дискомфорта.

В настоящее время всё большую популярность приобретают офисы, где созданные по современным технологиям перегородки обеспечивают прозрачность. Прозрачный офис олицетворяет живое пространство. Работая, сотрудники чувствуют собственную привилегированность, они находятся в курсе происходящего, но в то же время могут сосредоточиться на своей работе.

При этом прозрачные перегородки не исключают и возможности уединиться: сотрудники видят друг друга, ощущают присутствие друг друга, но, могут использовать перегородку как фильтр и решать, должен ли кто-то слышать их и должны ли они слышать других. В таком рабочем пространстве сеть человеческих коммуникаций создана с большим качеством, чем в офисах со строго расчерченным планом, где сотрудники едва видят друг друга и работают в изоляции.

В офисах, организованных с помощью стеклянных перегородок, которые позволяют гибко использовать пространство, очень ясно прочитывается структура компании. В наши дни при мотивации работников принципиальными становятся понятия осведомленности, прозрачности и вовлеченности.

 

В настоящий момент существенно повышаются требования к оборудованию и инфраструктуре офиса, используемой для обмена информацией (компьютеры, телефоны, факсимильные аппараты, системы видеоконференций и др.) Значит, и возрастают требования к кабельной системе. Проектируя кабельную систему, необходимо просчитывать будущие изменения как в физической структуре самой системы, так и в информационных технологиях передачи сигналов.

Система коммуникаций современного офиса должна обеспечивать людям, работающим в нём, удобную и надёжную связь друг с другом и внешним миром.

К ней относятся СКС, ЛВС, АТС, системы видеоконференций. Кабельные системы являются тем "базисом", на котором строятся все основные компоненты информационно-вычислительных комплексов предприятий и организаций. Грамотная организация кабельной системы здания является одной из ключевых задач создания интеллектуальных систем и определяет надежность функционирования всех служб и подразделений любой организации.

Именно поэтому, при создании кабельной системы здания необходимо, чтобы она была бы такой же капитальной, как и само здание. В то же время именно кабельные системы в первую очередь затрагивают изменения в новых технологиях передачи данных, сетевых и коммуникационных стандартах, моделях оборудования и версиях прикладных программ, из-за которых приходится постоянно модернизировать или даже менять всю кабельную проводку. Именно поэтому, при проектировании и монтаже кабельной системе нужно доверять профессиональной компании.

Локальные вычислительные сети на сегодняшний день являются неотъемлемой частью современного офиса. Перед началом работ необходимо провести серьезную подготовительную работу, изучить потребности клиента в ЛВС, определить какие задачи и функции она должна выполнять и обеспечивать, выбрать топологию сети, среду и протоколы передачи данных. Этапы работ по проектированию и монтажу составляют предпроектное обследование, проектирование, монтаж кабельной инфраструктуры, поставка, монтаж и пуско-наладка активного оборудования, настройка программного обеспечения.

Особую значимость в настоящее время приобретает Структурированная кабельная система (СКС) - кабельная система передачи речи, данных, изображения, способная поддерживать широкий диапазон как существующих, так и будущих приложений. Структурированные кабельные системы обладают рядом преимуществ.

СКС может стать единой средой для передачи данных в локальной вычислительной сети, организации телефонной сети, передачи видеоинформации и даже передачи сигналов от датчиков пожарной безопасности или охранных систем. Это позволяет централизовать процессы по контролю, мониторингу и управлению коммуникациями и системами жизнеобеспечения Вашего офиса.

Срок старения профессионально сделанной кабельной системы может составлять 8-10 лет, в то время как для сертифицированной CKC срок гарантии 25 лет. Структурированная кабельная система имеет повышенную надежность, поскольку производство всех ее компонентов и техническое сопровождение осуществляется одной фирмой-производителем.

 

Работая над каждым проектом офисного помещения, необходимо исследовать его назначение, расположение, состав инженерных систем. Исходя из этих данных, разрабатывается оптимальная стратегия автоматизации, направленная на уменьшение расходов по эксплуатации и повышение комфорта и безопасности.

Правильно спроектированные системы послужат залогом долговременной работы оборудования и комфорта людей, постоянно или временно находящихся в помещениях.

При монтаже инженерных систем (вентиляция, кондиционирование, отопление) оборудование должно отвечать всем требованиям клиента по надежности, экономичности, безопасности и цене. Предпочтение отдается тем инновационным инженерным системам, применение которых позволяет сокращать расходы клиента не только на этапе строительства и в процессе их эксплуатации, но и сохранять инвестиции при наращивании и модернизации систем в течение всего жизненного цикла здания.

В процессе эксплуатации правильно спроектированные инженерные системы позволяют упростить её с технической точки зрения, сократить потребление электроэнергии на 40% и тепла в 2 раза, увеличить срок службы.

 

В настоящее время неотъемлемым требованием к офисному помещению является хорошо организованная система охраны и безопасности. К ней относятся система контроля доступа, система охранной сигнализации, система телевизионного наблюдения, видеодомофонная система, система оповещения и управления эвакуацией людей.

Главный принцип работы - интеграция всех компонентов системы, обеспечивающей безопасность. Организация систем безопасности в офисе обеспечивает постоянный контроль за перемещением сотрудников и посетителей, фиксирует нарушения, организует оперативное взаимодействие технических служб с службами управления, обеспечивает безопасность при работе оборудования.